Sicherheit am Arbeitsplatz im Büro ist wichtig. Das umfasst die Vermeidung von arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren und Unfällen. Außerdem soll eine menschengerechte Gestaltung des Arbeitsumfeldes sichergestellt werden.
Ergonomie ist da ein wichtiges Thema. Dass die Gesundheit und die Sicherheit der eigenen Arbeitnehmer heute mehr und mehr in den Mittelpunkt rücken hat verschiedene Hintergründe. Einer ist sicherlich die Erkenntnis, dass gesunde Mitarbeiter auf Dauer leistungsfähiger sind und die Interessen des Unternehmens besser vertreten können. Ein anderer sind gesetzliche Aspekte. Denn zur Sicherheit und zum Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz gibt es gesetzliche Regelungen.
Sicherheit am Büroarbeitsplatz – Auf was sollte man achten?
Sobald wir von Sicherheit am Arbeitsplatz sprechen, meinen wir nicht die Sicherheit vor Hackerangriffen auf den eigenen PC-Arbeitsplatz oder eine andere Form von Sicherheit, die man über Sicherheitstechnologie herbeiführen kann. Hier ist der Schutz der Mitarbeiter vor Unfällen oder vor langsam voranschreitenden Gesundheitsschädigungen aufgrund einer falschen Belastung bei der Arbeit gemeint.
Gerade bei Büroarbeitsplätzen ist erst in den letzten zwanzig Jahren das Bewusstsein gewachsen, dass auch hier die Gesundheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter den Arbeitsbedingungen leiden kann. Während Berufe im handwerklichen Bereich schon viel länger im Fokus stehen, sobald es um den Schutz der Gesundheit geht, ging man bei Büroarbeitsplätzen lange davon aus, dass eine regelmäßige Untersuchung der Augen ausreichen würde.
In der Folge zeigen wir Ihnen einige Bereiche, in denen Sie unbedingt auf die Sicherheit an Ihren Büroarbeitsplätzen achten sollten.
Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung
Ergonomie ist die Wissenschaft von der Anpassung der Arbeitsbedingungen an den Menschen. An einem Büroarbeitsplatz sind damit Dinge wie die richtige Höhe des Schreibtischs, ein Schreibtischstuhl mit verstellbaren Armlehnen und mit einer Verstärkung im Bereich der Lendenwirbelsäule sowie einer Kopfstütze gemeint. Hersteller wie Dauphin Bürostuhl beispielsweise haben sich im Laufe der Jahre darauf spezialisiert, ergonomische Bürostühle zu produzieren.
Sichere Kabelverlegung und Stolperfallen vermeiden
Offen herumliegende Kabel sind oft eine gefährliche Stolperfalle. Diese lassen sich vermeiden, indem die Kabel in Kabelschächten an der Wand entlanggeführt werden. Falls Kabel durch einen Raum verlegt werden müssen, besteht die Möglichkeit, Kabelschächte auch im Boden einzulassen.
Besonders gefährlich sind Kabel, die nicht nur auf dem Boden liegen, sondern im Raum hängen. Falls ein Kabel einige Zentimeter über dem Boden „schwebt“, ist die Gefahr zu stürzen besonders groß.
Brandschutz und Fluchtwege
Zu den Bereichen Brandschutz und Fluchtwege gibt es unter anderem Regelungen von den Berufsgenossenschaften. So müssen Fluchtwege beispielsweise gut auffindbar und ausgeschildert sein. Außerdem dürfen sie nicht zugestellt oder abgeschlossen werden. Ein wichtiges Hilfsmittel beim Brandschutz sind Feuermelder. Andere wichtige Maßnahmen zum Brandschutz sind:
- Das Fertigen einer Gefährdungsbeurteilung nach § 5 Arbeitsschutzgesetz, die auch die Brandgefährdung berücksichtigt.
- Feuerlöscheinrichtungen im Büro gut sicht- und erreichbar platzieren und regelmäßig überprüfen oder überprüfen lassen.
- Ihre Mitarbeiter sollten auf bestehende Brandgefahren hingewiesen, werden und es sollte regelmäßige Unterweisungen darüber geben, wie im Brandfall zu verfahren ist.
- Es ist wichtig, in regelmäßigen Abständen Brandschutzübungen vorzunehmen, um die Wirksamkeit der Maßnahmen zu prüfen und die Maßnahmen ggfls. weiterzuentwickeln.
- Zudem ist es wichtig, im eigenen Unternehmen eine Brandschutzordnung zu entwickeln.
Richtiges Heben und Tragen von Lasten
Auf Büroarbeitsplätzen werden in der Regel nur wenige Lasten getragen. Doch auch hier braucht man mal Kopierpapier und muss dieses aus dem Lager holen. Generell sollte die maximale Last für Frauen 15 kg nicht überschreiten und für Männer 35 kg (in einem Alter von 15 – 18 Jahren), 55 kg (im Alter von 19 – 45 Jahren) und 45 kg (im Alter ab 45 Jahren).
Beleuchtung und Bildschirmarbeitsplatzrichtlinien
Auch zu Bildschirmarbeitsplätzen gibt es Regelungen der Berufsgenossenschaften. Sie sollen vor allen Dingen ermüdungsarm und eben ergonomisch gestaltet sein. Dafür sollte der Bildschirm so aufgestellt sein, dass die Blickrichtung der am Bildschirm arbeitenden Person parallel zur Fensterfront verläuft.
Der Abstand zwischen dem Bildschirm und dem Fenster sollte ca. 200 cm betragen. Darüber hinaus wird empfohlen, am Fenster bei Bedarf einen Lichtschutz in Form eines Rollos oder eines Lamellenvorhangs anzubringen.
Ordnung und Sauberkeit
Grundsätzlich gilt, dass ein ordentlicher Arbeitsplatz ein guter Schutz vor kleinen Unfällen ist. Ein anderer wichtiger Faktor ist Sauberkeit. Ein hoher Hygienestandard beispielsweise schützt Ihre Mitarbeiter vor einer Ansteckung mit Erkältungskrankheiten im Herbst und Winter sowie vor Magen-Darm-Erkrankungen im Sommer. Die Schreibtischoberfläche, Büroutensilien und Tastatur und Maus sollten beispielsweise regelmäßig von Reinigungsfachkräften gesäubert werden.
Erste-Hilfe-Ausstattung und Notfallpläne
Eine Erste-Hilfe-Ausstattung ist gut und wichtig – sie kann aber keine ausgebildeten Ersthelfer ersetzen. Sobald ein Betrieb zwischen zwei und 20 Beschäftigte hat, muss ein Ersthelfer vor Ort sein. Das gilt unabhängig von der Branche oder der tatsächlich ausgeübten Tätigkeit.
Für die Verwaltung gilt, dass ab einer Betriebsgröße von mindestens 20 Mitarbeitern 5 Prozent der Mitarbeitenden einen Erste-Hilfe-Lehrgang gemacht haben müssen. Bei der Frage, wie viele Ersthelfer anwesend sein müssen, ist die Zahl der tatsächlich in Präsenz arbeitenden Mitarbeiter entscheidend.
Falls Sie ein Unternehmen mit reiner Bürotätigkeit betreiben und Ihre Tätigkeiten im Büro so organisiert sind, dass jeweils die Hälfte aller Mitarbeiter im Homeoffice arbeitet, müssen auch nur fünf Prozent der jeweils anwesenden Mitarbeiter als Ersthelfer ausgebildet sein. Da aber auch ein Ersthelfer mal krank sein oder Urlaub machen kann, ist es wichtig, ein paar Mitarbeiter mehr ausbilden zu lassen.
Psychische Gesundheit und Stressprävention
Die psychische Gesundheit ist ein Faktor, den viele Menschen heute noch immer vernachlässigen. Dabei leiden aktuell schätzungsweise rund 8 Millionen Menschen an chronischen psychischen Erkrankungen.
Noch höher ist die Zahl derer, die insgesamt im Jahr wegen psychischer Erkrankungen in Behandlung sind. Jahr für Jahr nehmen ca. 17,8 Millionen Menschen in Deutschland eine medizinische Behandlung wegen einer psychischen Erkrankung in Anspruch.
Manche dieser Erkrankungen sind vorübergehender Natur und lassen sich gut behandeln. Doch falls eine leichte depressive Phase oder ein sich anschleichender Burn-out nicht rechtzeitig erkannt und behandelt wird, können die Folgen verheerend und sehr langwierig sein.
Aus diesem Grund ist es wichtig, Ihre Mitarbeiter immer wieder für dieses Thema zu sensibilisieren. Im Rahmen eines betrieblichen Gesundheitsmanagements sollte es Beratungsangebote zu Themen wie Psychohygiene und Work-Life-Balance geben.
Regelmäßige Unterweisungen und Sicherheitschecks
Die besten Sicherheitskonzepte taugen nicht, falls sie nicht regelmäßig in Erinnerung gerufen werden und der Ernstfall geprobt wird. Auch Ersthelfer müssen alle zwei Jahre eine Fortbildung absolvieren, um ihren Status als Ersthelfer zu behalten.
Sorgen Sie dafür, dass Sicherheitstechnik wie Feuermelder, Feuerlöscher und Alarmsoftware – für Bereiche mit Publikumsverkehr und der Gefahr, dass es Übergriffe durch die Kunden geben könnte – regelmäßig überprüft wird und immer auf dem neuesten Stand ist.
Fazit
Im Durchschnitt kostet ein krankheitsbedingter Fehltag den Arbeitgeber 250 Euro pro Mitarbeiter. Die genauen Kosten können hierbei natürlich variieren – dieser durchschnittliche Wert zeigt aber, dass die Erkrankung eines Mitarbeiters schnell teuer werden kann. Vor allem, wenn es zu einem Arbeitsunfall kommt und die betroffene Mitarbeiterin oder der betroffene Mitarbeiter über mehrere Wochen ausfallen.
Der Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz sollte für Arbeitgeber daher schon aus Kostengründen einen hohen Stellenwert haben. Ein gutes Sicherheitskonzept und ein durchdachtes betriebliches Gesundheitsmanagement sind außerdem Zeichen echter Wertschätzung Ihren Mitarbeitenden gegenüber. In Zeiten von Fachkräftemangel sollten Sie sich diese Chance der Mitarbeiterbindung auf keinen Fall entgehen lassen.